Jobid=bd02f36f3582 (0.099)
Als managementassistent zorg jij dat het afdelingshoofd, teamleiders en team optimaal kunnen functioneren. Je houdt overzicht, schakelt snel en handelt proactief – vaak al voordat het gevraagd wordt. Zo ben jij het eerste aanspreekpunt en de verbindende kracht die processen soepel laat verlopen en het team ontzorgt.
Je afdeling
De afdeling Top-Services bestaat uit managementassistenten, adviseurs facilitaire zaken en medewerkers van de Servicedesk (in totaal ongeveer 75 mensen). Wij ontzorgen alle afdelingen binnen gemeente Zwolle, zodat zij hun werk optimaal en met nog meer plezier kunnen doen. Dat werkgeluk is merkbaar voor collega’s, partners en onze inwoners. Voor hen leggen we de lat hoog en maken we het verschil. We zijn gastvrij, zoeken actief de verbinding, werken goed samen en overtreffen verwachtingen.
Binnen team Top werk je samen met ongeveer 60 collega-managementassistenten. Jullie ondersteunen het bestuur, het management en verschillende afdelingen. Je werkt met een aantal collega’s voor een specifieke afdeling en ondersteunt het afdelingshoofd en/ – of teamleiders. Wanneer een collega van een andere afdeling afwezig is, regelen jullie onderling de vervanging.
Dit doe jij
Als managementassistent zorg je ervoor dat het afdelingshoofd, de teamleiders en het team optimaal kunnen functioneren. Je houdt overzicht, legt verbanden en pakt werkzaamheden zelfstandig op. Vaak heb je acties al uitgevoerd voordat iemand erom hoeft te vragen. Jij ziet er wat er nodig is en handelt daarnaar. Je verdiept je in het werk van de afdeling zodat je weet wat er speelt. Wat doen je collega’s nu precies en wat betekent dat voor onze inwoners? Jij kent de inhoud, de processen en de doelen van het team. Daardoor kun je als eerste aanspreekpunt vragen beantwoorden, signalen oppikken en deze indien nodig doorzetten naar de juiste persoon.
Je werkzaamheden zijn afwisselend en vragen om goed georganiseerde en nauwkeurige ondersteuning. Je regelt onder andere het:
- beheren van complexe agenda’s en mailboxen;
- verwerken van inkooporders en het coderen van facturen;
- beheren van (digitale) post;
- voorbereiden en organiseren van bijeenkomsten en overleggen;
- ondersteunen bij werving- en selectieprocessen;
- bewaken van actiepunten, besluitenlijsten en voortgang;
- notuleren bij vergaderingen.
Dit ben jij
Je hebt mbo+ werk- en denkniveau en ervaring als managementassistent. Ben je een enthousiaste hbo-er met wat minder werkervaring? Ook dan horen we graag van jou! Je bent digitaal vaardig en hebt ervaring met Microsoft-pakketten.
Jij krijgt energie van regelen, schakelen en oplossen. Je houdt overzicht, legt snel verbanden en pakt lastige klussen met gemak op. Ook bij drukte blijf je rustig en werk je geconcentreerd door. Aan het eind van de dag kijk je met voldoening terug op wat je hebt bereikt, en de waardering van collega’s en je manager geeft je extra motivatie. Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden. Je brengt de kern van een boodschap helder, communiceert professioneel en schrijft duidelijke emails zonder taalfouten.
Je werkt met enthousiasme, aandacht en zorg voor detail. In Zwolle is geen dag hetzelfde. Het werktempo ligt hoog, maar daar krijg je energie van. Je kunt je tijd grotendeels zelf indelen en hebt ruimte om deels thuis te werken. Die combinatie van verantwoordelijkheid en vrijheid past bij jou en zorgt dat je met plezier je werkt doet.
Dit bieden wij
Het betreft een functie voor 28-32 uur per week. In Zwolle werken we hybride, met een goede balans tussen thuis werken en op kantoor. Dit stem je af met je leidinggevende. Het betreft in eerste instantie een tijdelijk contract. Tegen het einde van de contractperiode bekijken we samen de mogelijkheden voor verlenging. Wij investeren in je professionele ontwikkeling met een opleidingsbudget, gericht op jouw functie.
Je kunt het volgende van ons verwachten:
- een bruto maandsalaris van minimaal € 2.441 (aanloopschaal 6) en maximaal € 4.015 (functieschaal 7) op basis van een werkweek van 36 uur. Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring;
- 17,05% boven op je salaris in de vorm van een individueel keuzebudget (IKB), waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden naar eigen wens kunt inrichten. Denk bijvoorbeeld aan extra vakantiedagen, fiscale uitruil van je fitnessabonnement, of de aanschaf van een fiets;
- een goede pensioenregeling en betaald ouderschapsverlof;
- een budget om je werkplek thuis in te richten, een laptop en telefoon van de ‘zaak’.
Alle arbeidsvoorwaarden en de cao Gemeenten vind je op deze pagina.
Meer weten?
Wil je meer weten over de functie? Mail met Suzan Huisman, teamleider Top-Services: s.huisman@zwolle.nl
Solliciteren
Solliciteren kan tot en met 16 april 2026, alleen via onderstaande sollicitatieknop. De selectiegesprekken zijn gepland op maandagochtend 20 april en woensdagochtend 22 april.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Zwolle, hart voor de stad en voor de organisatie
In Zwolle geloven we dat het leven beter wordt als we samenwerken met inwoners, ondernemers en partners in de stad. En dat blijkt te werken, want Zwolle scoort hoog op ‘kwaliteit van leven’. Inwoners hebben hart voor de stad, houden van het groen, wonen, werken en ondernemen er met plezier.
We zijn een organisatie waar we elkaar waarderen, accepteren en respecteren om wie we zijn. Diversiteit verrijkt onze organisatie en zorgt voor een kleurrijk Zwolle, waar iedereen zich thuis voelt. In Zwolle kun je jezelf ontwikkelen, je interesses en vaardigheden verkennen en de vrijheid ervaren om te doen wat je leuk vindt en waar je goed in bent.
Waarom zou jij voor Zwolle willen werken?
Om ook blij te worden van jouw inzet voor onze mooie stad! Lees de verhalen van onze collega’s en de diverse redenen waarom zij blij worden van hun werk voor Zwolle.
Deel deze vacature: